PENGELOLAAN DIKLAT

BAB I

PENDAHULUAN

A.  Latar Belakang

Organisasi dapat melaksanakan fungsinya dengan baik, apabila pegawai/karyawan yang ada di dalam perusahaan tersebut dapat melaksanakan pekerjaan secara efektif dan efisien. Untuk mewujudkan tersebut mereka perlu manajemen atau pengelolaan Diklat.

Manajemen atau pengelolaan Diklat adalah upaya yang sistematis dan terencana dalam mengoptimalkan seluruh komponen Diklat guna mencapai tujuan program secara efektif dan efisien (Daryanto & Bintoro, 2014). Komponen Diklat terdiri dari kurikulum, sumber daya manusia, sarana/prasarana, dan biaya. Manajemen Diklat yang sistematis dan terencana meliputi perencanaan, pelaksanaan, pengawasan (kontrol), dan evaluasi, terutama menyangkut tentang organisasi, program, sumber daya, dan pembiayaan.

B.  Rumusan Masalah

1.            Apa pengertian pengelolaan diklat?

2.            Apa saja tujuan pengelolaan diklat?

3.            Bagaimana tahap penyelenggaraan diklat?

4.            Bagaimana langkah-langkah pengelolaan program diklat?

C.  Tujuan

1.            Mengetahui pengertian pengelolaan diklat. 

2.            Mengetahui tujuan pengelolaan diklat. 

3.            Mengetahui tahap penyelenggaraan diklat. 

4.            Mengetahui langkah-langkah pengelolaan program diklat.

BAB II

PEMBAHASAN

1.            Pengertian Pengelolaan Diklat

Manajemen atau pengelolaan Diklat adalah upaya yang sistematis dan terencana dalam mengoptimalkan seluruh komponen Diklat guna mencapai tujuan program secara efektif dan efisien (Daryanto & Bintoro, 2014). Komponen Diklat terdiri dari kurikulum, sumber daya manusia, sarana/prasarana, dan biaya. Manajemen Diklat yang sistematis dan terencana meliputi perencanaan, pelaksanaan, pengawasan (kontrol), dan evaluasi, terutama menyangkut tentang organisasi, program, sumber daya, dan pembiayaan.

2.            Tujuan Pengelolaan Diklat

Berdasar PP RI No. 101 tahun 2000, disebutkan bahwa tujuan Diklat antara lain: meningkatkan pengetahuan, ketrampilan, dan sikap untuk dapat melakukan tugas jabatan secara profesional dengan dilandasi kepribadian dan etika PNS sesuai kebutuhan instansi, memantapkan sikap dan semangat pengabdian yang berorientasi pada pelayanan, pengayoman dan pemberdayaan masyarakat, menciptakan kesamaan visi dan dinamika pola pikir. Dengan adanya PP tersebut memberikan penekanan pada kualitas pegawai/pegawai negeri untuk selalu meningkatkan kapasitas/kualitas diri yaitu dengan mengikuti Diklat.

Tujuan Pengelolaan Diklat:

a.              Mengoptimalkan seluruh komponen Diklat.

b.              Meningkatkan efektivitas dan efisiensi pencapaian tujuan program.

c.              Menjadikan Diklat profesional.

3.            Tahapan Penyelenggaraan Diklat

Tujuan penyelenggaraan Diklat secara umum adalah meningkatkan aparatur yang profesional. Untuk mewujudkan aparatur yang profesional, dibutuhkan program diklat yang berkualitas, yaitu program diklat baik klasikal maupun non klasikal yang mampu memenuhi kebutuhan kompetensi peserta.  Kompetensi  peserta diklat merupakan kemampuan dan karakteristik aparatur yang meliputi pengetahuan, keterampilan, dan sikap perilaku yang diperlukan dalam pelaksanaan tugas jabatannya.

Dalam konteks inilah, maka pemerintah menetapkan beberapa kebijakan yang tertuang dalam PP No 101 tahun 2000 tentang penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan, khususnya untuk Aparatur Sipil Negara, semuanya diarahkan pada terwujudnya penyelenggaraan Diklat yang berbasis kompetensi. Kebijakan tersebut mengatur tentang: 1) tujuan dan sasaran Diklat, 2) jenis dan jenjang, 3) peserta, 4) kurikulum dan metode, 4) tenaga keDiklatan, 5) sarana dan prasarana, 6) penyelenggara, 7) pembiayaan, 8) pengendalian, 9) pembinaan, dan 10) ketentuan-ketentuan Diklat lainnya.

Kebijakan-kebijakan tersebut dijadikan pedoman pengelolaan penyelenggaraan Diklat. Tahapan penyelenggaraan Diklat seperti dijelaskan oleh Russel dalam Sulistiyani dan Rosidah (2003) meliputi: 1) penilaian kebutuhan pelatihan (need assessment), yang bertujuan mengumpulkan informasi untuk menentukan dibutuhkan atau tidaknya program Diklat, 2) pengembangan program pelatihan (development), bertujuan untuk merancang lingkungan pelatihan dan metode pelatihan yang dibutuhkan guna mencapai tujuan pelatihan, 3) evaluasi program pelatihan (evaluation) bertujuan untuk menilai apakah Diklat telah mencapai tujuan yang diharapkan.

4.            Langkah-langkah Pengelolaan Program Diklat

Langkah-langkah strategis dan sistematis dalam mengelola program Diklat adalah sebagai berikut:

a.              Perencanaan Diklat

Kegiatan perencanaan Diklat dilakukan dengan cermat agar tujuan Diklat dapat tercapai. Kegiatan perencanaan mencakup beberapa hal, yaitu:

1)              Identifikasi dan Analisis Kebutuhan Diklat. 

Identifikasi dan analisis kebutuhan Diklat bertujuan untuk mengetahui sejauh mana kebutuhan Diklat perlu dipenuhi. Langkah awal dalam menganalisis kebutuhan Diklat yaitu dengan melihat penyebab masalah dalam organisasi tersebut. Jenis analisis kebutuhan Diklat dapat berupa analisis kinerja, fungsi, pekerjaan, dan fungsi.

Salah satu model tahapan kegiatan analisis kebutuhan pelatihan sebagaimana dikemukakan Nadler .L (1982).

2)              Menguji dan Menganalisis Jabatan dan Tugas

Menguji dan menganalisis jabatan merupakan suatu proses mendapatkan informasi tentang suatu jabatan untuk menyusun standar-standar tertentu.

3)              Klasifikasi dan Menentukan Peserta Diklat

Klasifikasi peserta Diklat disesuaikan dengan jabatan dan tugas yang diemban oleh masing-masing peserta. Hal yang perlu diperhatikan dalam menentukan peserta Diklat adalah kuota dan sumber daya yang mendukung pelaksanaan Diklat seperti latar belakang, pengalaman, usia, pendidikan, dan sebagainya.

4)              Merumuskan tujuan Diklat

Tujuan Diklat disusun berdasarkan orientasi yang diharapkan oleh organisasi pada sumber daya manusia yang akan mengikuti Diklat. Pada dasarnya tujuan pelatihan dapat dibedakan menjadi tiga kategori pokok domain, yang meliputi:

a)       Cognitive domain, adalah tujuan Diklat yang berkaitan dengan meningkatkan pengetahuan peserta. misalnya peningkatan pemahaman guru terhadap kurikulum 2013.

b)      Affective domain, adalah tujuan Diklat yang berkaitan dengan sikap dan tingkah laku, misalnya peningkatan motivasi dan kreativitas guru dalam pengembangan model pembelajaran.

c)       Psychomotor domain, adalah tujuan Diklat yang berkaitan dengan keterampilan peserta Diklat, misalnya peningkatan keterampilan atletik bagi guru penjasorkes.

5)              Menyusun Rancangan Program Diklat

Menyusun rancangan program Diklat adalah menyusun kurikulum. Untuk merancang suatu kurikulum dan menyajikannya dalam suatu sajian tertentu, maka dianjurkan langkah-langkah berikut: 

a)      Menentukan dan memprioritaskan isi/muatan materi Diklat.

b)      Membangun hubungan logis dan urutannya.

c)      Menentukan metoda dan media pelatihan

d)      Menentukan kebutuhan waktu.

Rancangan kurikulum tersebut kemudian disusun dalam perencanaan pelaksanaan Diklat yang memuat semua aspek pelaksaan Diklat yang meliputi: peserta pelatihan dan jumlahnya, fasilitator/pelatih, tempat pelaksanaan, waktu pelaksanaan, kelengkapan pendukung, kebutuhan biaya dan sumber dana, bahan pelatihan, konsumsi, akomodasi, transportasi, dokumentasi, dan kepanitiaan.

6)              Menyusun dan Mengembangkan Kerangka Acuan

Menyusun dan mengembangkan suatu kerangka acuan Diklat atau Term of Reference (TOR). Pada umumnya garis besar isi kerangka acuan Diklat meliputi:

a)       Latar belakang (mengapa)

b)      Tujuan Diklat (untuk apa)

c)       Poko bahasan/materi Diklat (Apa)

d)      Pendekatan dan metodologi Diklat (bagaimana)

e)       Peserta pelatihan dan fasilitator (siapa)

f)       Waktu dan tempat pelatihan (kapan dan di mana)

g)      sumber dana dan pembiayaan (berapa)

Hal tersebut terinci dan dibukukan dalam panduan Diklat yang akan diserahkan kepada semua peserta Diklat.

b.              Pelaksanaan Diklat

Aspek-aspek yang perlu diperhatikan dalam penyelenggaraan Diklat terkait dengan event organization, yaitu pembentukan organizing commite atau struktur organisasi kepanitiaan yang bertanggungjawab terhadap pelaksanaan Diklat sesuai dengan tugas dan fungsinya masing-masing dan starring comitte yang bertanggungjawab penuh saat pelaksanaan Diklat. Kegiatan organizing commite meliputi menetapkan tempat penyelenggaraan dan fasilitas yang tersedia (kapasitas ruangan, tempat parker, kamar kecil, ruang tunggu, penginapan, dan fasilitas lain yang dibutuhkan) yang dapat memberikan kenyamanan peserta Diklat dan membuat time schedule Diklat termasuk pemberitahuan/ undangan kepada peserta dan fasilitator, serta mempersiapkan kelengkapan bahan Diklat termasuk konsumsi. Sedangkan kegiatan starring comitte meliputi penentuan pembawa acara, moderator yang dapat mencairkan suasana, para nara sumber, jenis bahan ajar, metode, dan pendukung pelaksanaan Diklat lainnya. Para petugas starring comitte sebaiknya adalah orang-orang yang sudah berpengalaman dan berkualitas sehingga memberikan nuansa semangat bagi peserta dan panitia dalam mencapai tujuan Diklat.

c.              Tahap Evaluasi dan Tindak Lanjut

Tahap evaluasi menjadi bagian penting yang perlu dilakukan oleh penyelenggara Diklat untuk mengetahui apakah Diklat tersebut mempunyai nilai guna yang maksimal dalam peningkatan kualitas sumber daya manusia dan pengembangan organisasi. 

Tahapan evaluasi bertujuan untuk:

1)                Menemukan bagian-bagian mana saja dari pelaksanaan Diklat yang berhasil mencapai tujuan, serta bagian mana sajakan yang kurang atau tidak mencapai tujuan sehingga dapat dibuat langkah-langkah perbaikan.

2)                Memberi kesempatan kepada peserta untuk menyumbangkan pemikiran dan saran-saran serta penilaian terhadap efektivitas program pelatihan yang dilaksanakan.

3)                Mengetahui sejauh mana dampak kegiatan pelatihan terutama yang berkaitan dengan terjadinya perubahan perilaku dikemudian hari.

4)                Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan untuk merancang dan merencanakan Diklat selanjutnya.

Pelaksanaan evaluasi Diklat dapat dilakukan dalam empat tahapan utama:

1)            Perencanaan Evaluasi

Pada tahap perencanaan evaluasi diklat ini  perlu memperhatikan tujuan dari program diklat yang hendak dievaluasi sebagai dasar untuk merencanakan rencana evaluasi.

2)            Pengumpulan Data

Pada tahap ini evaluator program diklat mengumpulkan data-data yang relevan untuk evaluasi sesuai dengan rancangan dan tujuan dari evaluasi diklat ini.

3)            Analisis dan Evaluasi Data

Dalam analisis dan evaluasi data ini perlu dipertimbangkan data-data yang relevan dan tidak relevan dalam proses analisis, termasuk mempertimbangkan dampak dari program diklat.

4)            Pelaporan Hasil Evaluasi Diklat

Secara umum pelaporan evaluasi diklat adalah melaporkan seluruh kegiatan yang dilakukan selama proses evaluasi, mulai dari perencanaan sampai pada kesimpulan dan tindak lanjut.

Setelah diperoleh data evaluasi maka dilakukan tindak lanjut. Tindak lanjut merupakan kegiatan yang dilakukan oleh peserta Diklat setelah kegiatan pelatihan selesai. Rencana tindak lanjut seharusnya dibuat secara spesifik dan realistis sesuai dengan tanggung jawabnya.

Penyelenggara Diklat dapat memilih berbagai jenis desain evaluasi sesuai dengan waktu, biaya, maupun tenaga yang tersedia. Desain tahapan evaluasi dapat dilakukan melalui post test, pre test/post test, atau multiple pre test/multiple post test. Apa pun desain yang dipilih akan mencerminkan perubahan terhadap pengetahuan, keterampilan, dan sikap/perilaku peserta Diklat sehingga dapat dilakukan pengembangan dan pemberdayaan yang berkelanjutan.

BAB III

PENUTUP

Kesimpulan

Manajemen atau pengelolaan Diklat adalah salah satu upaya peningkatan pengetahuan, keterampilan, dan sikap aparatur dalam rangka memenuhi kinerja yang diharapkan dan memenuhi kualifikasi sumber daya manusia untuk menghadapi perubahan tuntutan kualitas baik dari internal maupun eksternal. Keputusan pentingnya penyelenggaraan Diklat didasarkan pada analisis kebutuhan meliputi pengembangan karier, adanya kepentingan perbaikan kinerja pegawai yang rendah, penambahan fungsi dalam organisasi, memperkecil kesenjangan tuntutan pekerjaan dengan sumber daya manusia yang ada. Informasi dari analisis kebutuhan mengharuskan ada dan tidaknya program Diklat. Apabila permasalahan terkait dengan persoalan aparatur maka perlu adanya penyelenggaraan Diklat. Penyelenggaraan Diklat akan maksimal jika komponen Diklat dikelola secara efektif dan efisien sesuai dengan kebijakan dan strategi yang tepat. Langkah-langkah dalam mengelola Diklat adalah: 1) tahap perencanaan dengan menentukan jenis Diklat, narasumber (pelatih), durasi waktu, penentuan materi/kurikulum, 2) tahap pelaksanaan dan 3) tahap evaluasi. Keberhasilan manajemen Diklat sangat bermanfaat bagi organisasi karena memberikan dampak positif pada peningkatan kinerja yang sesuai dengan kriteria pengembangan tujuan yang telah ditentukan.

DAFTAR PUSTAKA

Ambar Teguh Sulistiyani & Rosidah, 2003 Manajemen Sumber Daya Manusia, Yogyakrta: Graha Ilmu

Daryanto & Bintoro. 2014. Manajemen DIKLAT. Malang: GAVA MEDIA.

Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 tentang Pendidikan dan Pelatihan Jabatan Pegawai Negeri Sipil.

‎William P. Antony, 2002. Human Resouces Management., A Strategic Approach, United States Of America